Een balans is een overzicht dat laat zien hoe je bedrijf er financieel voor staat op een bepaald moment. Stel je voor: je hebt een bedrijf en je wilt weten wat je bezit, wat je schulden zijn en hoeveel er voor jou als eigenaar overblijft. Al die informatie vind je terug in dit financiële document. Veel ondernemers kijken er maar kort naar, terwijl het eigenlijk een van de meest waardevolle stukken is die je over je bedrijf kunt hebben. Wie leert hoe hij dit overzicht moet lezen, krijgt snel een scherp beeld van de financiële gezondheid van zijn onderneming.
Wat er aan de linkerkant van de balans staat
De linkerkant van dit financiële overzicht heet de activazijde. Hier staat alles wat je bedrijf bezit. Dat zijn twee soorten bezittingen: vaste activa en vlottende activa. Vaste activa zijn bezittingen die je langere tijd gebruikt, zoals machines, een bedrijfspand of een auto van de zaak. Vlottende activa zijn bezittingen die sneller veranderen, zoals je voorraad, het geld op je bankrekening en openstaande facturen die klanten nog moeten betalen. Die laatste noem je ook wel debiteuren. Het is handig om te weten hoe groot elk deel is, want dat vertelt je iets over hoe flexibel je bedrijf is. Een bedrijf met veel geld op de rekening kan gemakkelijker rekeningen betalen dan een bedrijf waarbij bijna alles vastzit in machines.
Wat er aan de rechterkant van de balans staat
Tegenover de bezittingen staan de bronnen van financiering, en die vind je aan de rechterkant. Deze zijde bestaat uit eigen vermogen en vreemd vermogen. Eigen vermogen is het geld dat jij als eigenaar in het bedrijf hebt gestoken, aangevuld met winsten die je in het bedrijf hebt gelaten. Vreemd vermogen is geld dat je hebt geleend, bijvoorbeeld een banklening of een bedrag dat je nog aan leveranciers moet betalen. Die leveranciers noem je ook wel crediteuren. Een belangrijk kenmerk van dit overzicht is dat beide kanten altijd gelijk zijn aan elkaar. Wat je bezit, is altijd gefinancierd door eigen geld of geleend geld. Dat is geen toeval, maar een basisregel van de boekhouding die altijd opgaat.
Hoe je de financiële positie van je bedrijf afleest
Veel ondernemers willen weten of hun bedrijf er goed voor staat. Aan dit overzicht kun je dat aflezen aan de hand van een paar verhoudingen. Zo kun je kijken hoe groot je eigen vermogen is ten opzichte van je totale financiering. Hoe groter dat aandeel, hoe minder afhankelijk je bent van leningen. Dat geeft meer stabiliteit. Je kunt ook kijken naar de verhouding tussen je vlottende activa en je kortlopende schulden. Als je vlottende bezittingen groter zijn dan je kortlopende verplichtingen, kun je je rekeningen op korte termijn gewoon betalen. Dat geeft banken en andere partijen vertrouwen in je bedrijf. Overigens is dit overzicht altijd een momentopname, gemaakt op één specifieke datum, vaak aan het einde van een boekjaar. Op een andere datum kunnen de cijfers er anders uitzien.
Wanneer je dit overzicht opstelt en wie het gebruikt
Ondernemers zijn in Nederland verplicht om een boekhouding bij te houden. Voor de meeste bedrijven hoort daar ook dit financiële overzicht bij, zeker als je een bv of nv hebt. Eenmanszaken en vennootschappen onder firma hebben soms minder verplichtingen, maar ook voor hen is het slim om dit overzicht op te stellen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor jezelf. Een bank vraagt er vrijwel altijd om als je een lening aanvraagt. Een potentiële investeerder wil het zien voordat hij geld in jouw bedrijf steekt. En als je je bedrijf wil verkopen, is dit document een van de eerste dingen die een koper wil bekijken. Gelukkig helpen boekhoudprogramma’s je tegenwoordig om dit automatisch op te stellen, zodat je er zelf weinig tijd aan kwijt bent.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een balans en een winst- en verliesrekening?
Een balans laat zien wat een bedrijf bezit en wat het schuldig is op één moment. Een winst- en verliesrekening laat zien hoeveel geld er in een bepaalde periode is verdiend en hoeveel er is uitgegeven. Samen geven ze een volledig beeld van de financiële situatie van een bedrijf.
Hoe vaak moet je een balans opstellen?
De meeste bedrijven stellen dit overzicht één keer per jaar op, aan het einde van het boekjaar. Sommige ondernemers maken ook tussendoor een overzicht, bijvoorbeeld elk kwartaal, om beter bij te houden hoe het bedrijf ervoor staat.
Kan een eenmanszaak ook verplicht zijn om een balans op te stellen?
Een eenmanszaak is niet altijd wettelijk verplicht om een volledige balans op te stellen. Toch is het verstandig om het wel te doen, want het geeft inzicht in de financiële positie van je bedrijf. Bovendien kan de Belastingdienst erom vragen bij een controle.
Wat betekent het als eigen vermogen negatief is?
Als het eigen vermogen negatief is, betekent dat dat de schulden van een bedrijf groter zijn dan de bezittingen. Dat is een signaal dat het financieel niet goed gaat. In zo’n situatie is het verstandig om snel actie te ondernemen en eventueel een financieel adviseur in te schakelen.